Die BWA ist keine Hexerei: warum guter Umsatz noch kein gutes Ergebnis ist

00:00:00: Letzter Freitag im Monat, kurz nach Acht.

00:00:03: Die Praxis ist leer und du sitzt noch am Schreibtisch.

00:00:06: Es war ein guter Monat – das Wartezimmer war voll, das Team ist gerannt, das Terminbuch hatte kaum eine Lücke!

00:00:13: Du hast das Gefühl einer der besten Monate seit

00:00:16: langen.".

00:00:17: Dann öffnest du die Mail von deinem Steuerberater.

00:00:21: Im Anhang die BWA zwei Seiten.

00:00:24: laut der Zahlen ganz unten eine Zeile mit vorläufiges Ergebnis.

00:00:29: Du überfliegst sie, der Umsatz sieht gut aus.

00:00:31: Du denkst, passt schon und legt sie ab!

00:00:33: Am selben Abend schaust du auf dein Konto und fragst dich.

00:00:37: Wenn der Monat so gut war – warum ist da nicht mehr übrig?

00:00:42: Diese Lücke zwischen guter Monat und wo es das Geld hin ist das Thema heute.

00:00:48: Herzlich Willkommen bei Praxisorganisation mit Herz und Verstand Dem Podcast für alle, die ihre Zahnarztpraxis nicht nur am Laufen halten sondern wirklich führen wollen.

00:00:59: Ich bin Marian Riedelventuri, Gründerin von Die Praxismanagerin und ich nehme dich hiermit in meine Welt!

00:01:06: Ehrliche Einblicke echte Erfahrung aus über zwanzig Jahren Praxis und Gespräche mit Menschen, die wissen wovon sie reden – schön dass du dabei bist.

00:01:17: Schön das Du wieder da bist.

00:01:18: In Folge vier ging es um den Widerspruch, denn fast jeder Praxis kennt.

00:01:22: Das Telefon steht nie still und das Terminbuch hat trotzdem Lücken!

00:01:27: Wir haben gesehen dass mehr Telefonzeit nichts löst und ich habe dir vier Zahlen mitgegeben an denen du abliest ob dein Terminmanagement funktioniert oder nur voll aussieht.

00:01:39: Heute bleiben wir beim Zählen gehen aber vom Terminbuch zum Konto.

00:01:43: Am Ende der letzten Folge habe ich dir die BAA versprochen und den Satz, den du selbst schon gesagt hast.

00:01:50: Da schaut mein Steuerberater drauf!

00:01:52: Ich zeige dir heute warum du mit diesem Satz das Steuer aus der Hand gibst, warum ein guter Monat und ein gutes Ergebnis zwei verschiedene Dinge sind – und ich gebe dir fünf Zahlen mit, die du als Inhaberin Monat für Monat selber lesen solltest ohne Buch-Buchhaltungsstudium ohne neues Programm.

00:02:12: Die BWA ist keine Hexerei, sie zeigt dir was hinter dem guten Gefühl steckt.

00:02:19: Fangen wir mit dem Schluss an – der fast immer gezogen wird!

00:02:22: Voralles Wartezimmer.

00:02:23: guter Monat im Bauch also war es auch ein guter monat.

00:02:27: Umsatz hoch, also

00:02:28: läuft's!".

00:02:29: Der Schluß ist falsch und ich erkläre dir warum.

00:02:32: Umsats ist was oben reinkommt.

00:02:33: das Ergebnis isst was unten übrig bleibt.

00:02:36: zwischen diesen beiden Zahlen liegt Deine ganze Praxis, Material, Labor, Personal, Miete, Darlehen.

00:02:44: Ein Tag – ein voller Tag erzeugt Umsatz.

00:02:47: ob davon etwas übrig bleibt entscheidet sich an einer anderen Stelle.

00:02:52: Der Umsatz kann steigen während das Ergebnis schrumpft.

00:02:55: Das passiert wenn mit dem vollen Tag deine Kosten mitwachsen ohne dass du es bemerkst Mehr Behandlungen mehr Material mehr Labor eine Kraft mehr am Stuhl.

00:03:05: Oben wird die Zahl größer, unten bleibt gleich viel oder weniger.

00:03:09: Das kostet dich jeden Monat Geld, das du nicht siehst weil du nur auf die oberste Zeile schaust.

00:03:15: Kurz damit wir vom gleichen reden BWA heißt Betriebswirtschaftliche Auswertung.

00:03:20: Dein Steuerberater erstellt Sie jeden Monatt aus deiner Buchhaltung.

00:03:24: Sie ist kein Behördenformular und keine Steuererklärung sondern eine reine, eine monatliche Momentaufnahme.

00:03:31: Das kam rein, das ging raus, das bleibt übrig.

00:03:34: Und jetzt der Punkt, auf den heute alles aufbaut.

00:03:37: Die Zahlen in deiner BWA sind spätzünder – sie zeigen dir nicht was gerade passiert sondern was vor Wochen oder Monaten in Deiner Praxis entschieden wurde!

00:04:00: Terminbuch passiert ist, die BWA meldet den Schaden wenn er schon da ist.

00:04:05: Wer nur auf sie wartet steuert immer einen Schritt zu spät!

00:04:10: Dein Steuerberater erstellt diese Auswertung aber er führt nicht deine Praxis – Er sieht die Zahlen nicht in vollem Mittwoch, nicht die No-Shows am großen Termin und nicht die neue Kraft, die du eingestellt hast.

00:04:22: Er sagt dir was passiert.

00:04:24: Was es für eine Praxis bedeutet, sagst nur du dir selbst.

00:04:28: Deshalb ist, der schaut mein Steuerberater darauf zu teuer.

00:04:32: Du verlässt dich darauf dass jemand Bescheid sagt wenn etwas nicht stimmt und er sagt erst Bescheide wenn das Jahr gelaufen

00:04:39: ist.".

00:04:40: Die gute Nachricht?

00:04:41: Du musst die BWA nichts von vorne bis hinten verstehen.

00:04:44: du musst fünf Zahlen verstehen und diese fünf fängen zusammen wie eine Kette.

00:04:48: genau diese Kette gehen wir jetzt durch von oben wo das Geld reinkommt bis unten wo entschieden wird was dir bleibt.

00:04:56: Die erste Zahl kennt jeder.

00:04:58: Dein Umsatz, deine Gesamtleistung – bis ich Dich ist hier nicht die absolute Höhe sondern Richtung.

00:05:03: Vergleicht den Monat nicht mit deinem Bauchgefühl, sondern mit dem Vormonat und mit dem selben Monat im Vorjahr.

00:05:09: Erst dieser Vergleich macht aus einer Zahl eine Aussage!

00:05:13: Und hier wird die Kette gleich am Anfang anfällig.

00:05:16: Trenne in deinem Kopf dein eigenes Honorar von den durchlaufenden Posten.

00:05:20: Das Fremdlabor läuft durch deine Praxis durch, es erhöht den Umsatz gehört dir aber nicht!

00:05:26: Wenn dein Umsatz steigt nur weil mehr Laborleistungen durchgelaufen sind hast du nicht mehr verdient sondern nur mehr durchgereicht.

00:05:34: Liest Du dieses Signal falsch liest Du jede Zahl danach falsch.

00:05:38: Deshalb steht der Umsatz am Anfang der Kette.

00:05:40: er ist verzerrt bis zu bei dem nächsten vier Plint.

00:05:47: Die zweite Zahl verrät zum ersten Mal etwas.

00:05:49: Dein Material und dein Labor nicht in Euro, sondern als Anteil im Umsatz – als Quote.

00:05:55: Frist ein Materiel in einem Monat zwanzig Prozent und dem nächsten fünfundzwanzig percent ist etwas passiert auch wenn der Umsatz gleich blieb!

00:06:04: Das ist der Sinn der Quote, eine absolute Zahl wächst mit dem Umsatz mit.

00:06:09: Da erschrickst du nicht!

00:06:10: Eine steigende Quote zeigt ja dass deine Kosten schneller wachsen als deine Leistung.

00:06:15: Welcher Wert für deine Praxis normal ist hängt vom Behandlungsspektrum ab.

00:06:19: Eine implantologische Praxis hat andere Materialquoten als eine reine Prophylaxepraxis.

00:06:25: Dein wichtigster Vergleich ist deshalb nicht ein Lehrbuchwert sondern deiner eigenen Quote im Vorjahr und Im Vorjahr und im Vormonat.

00:06:34: Jetzt die Diagnose, die diese Zahl zur Strukturfrage macht.

00:06:38: Eine steigende Materialquote bedeutet selten dass jemand verschwenderisch wird.

00:06:43: Meistens stammen deine Einkaufskonditionen aus dem Jahr in dem du sie zuletzt verhandelt hast – seitdem laufen Sie unverändert weiter, während dein Lieferant Jahr für Jahr leiser anzieht!

00:06:55: Deine Konditionen haben keinen Verfallstag.

00:06:58: Die Quote ist der Beweis, dass eine Entscheidung von früher nie wieder aufgemacht wurde.

00:07:03: und genau das siehst du in der BWR erst wenn sich schon ein paar Monate

00:07:07: kostet.".

00:07:09: Die dritte Zahl ist meistens dein größter Kostenblock, das Personal.

00:07:13: Wieder als Anteil am Umsatz.

00:07:15: Personal ist deine wichtigste Investition und gleichzeitig der Posten, die am leisesten aus dem Ruder läuft – eine neue Kraft, eine Gehaltsabpassung viele Überstunden!

00:07:25: Es kommt nicht als Schock, da schleicht sich über Monate in die Quote.

00:07:30: Schau dir diese Quote über mehrere Monate an, nicht übereinen.

00:07:34: Ein einzelner Monat mit Urlaubsgeld oder einer Sonderzahlung sagt wenig – die Linie über ein halbes Jahr sagt viel!

00:07:41: Und hier kommt der Punkt, der diese Folge mit den Letzten verbindet.

00:07:45: Wenn deine Personalquote steigt ohne dass dein Umsatz mitsteigt, liegt das oft nicht daran, dass du falsch eingestellt hast.

00:07:53: Es liegt daran, daß deine produktiven Stunden geschrumpft

00:07:57: sind.".

00:07:57: Produktive Stunden sind die Zeit, in der am Stuhl etwas passiert, das zu abrechnen ist.

00:08:02: Ein abgesagter Termin ein No-Show, einen nicht umgesetzten Heilungskostenplan, ein Stuhlder leer steht obwohl er voll geplant war – all das ist bezahlte Zeit, die keinen Umsatz erzeugt!

00:08:14: Dein Team kostet gleich viel produziert aber weniger.

00:08:17: Die Quote steigt… Das volle, aber ungesteuert hätte Terminbuchausfolge.

00:08:22: vier ist hier die wirtschaftliche Quittung.

00:08:25: Deine Personalquote misst nicht, ob du zu viele Leute hast – sie misst wie viel von ihrer bezahlten Zeit am Ende abrechenbar war!

00:08:34: Die vierte Zahl ist die, um die es geht.

00:08:36: Dein Ergebnis, dein Praxisüberschuss – was nach allen Betriebskosten übrig bleibt bevor Steuern und dein privates Leben dran kommen!

00:08:44: Das ist die Zahl, die dein voller Monat dich am Anfang besprochen habe und die du nie für geprüft

00:08:51: hast.".

00:08:52: Hier schließt dich die Kette, leg dein Ergebnis Monat für Monat neben deinen Umsatz.

00:08:57: Steigt der Umsatz aber das Ergebnis zieht nicht mit weißt du sofort dass der gute Monat zwischen Material, Labor und Personal versickert ist.

00:09:06: Aber merk dir was diese Zahl kann und was nicht Siehst ein Alarm.

00:09:10: sie sagt dir das es irgendwo leckt und sie sagt es spät.

00:09:14: Wo es leckt sagt sie dir nie.

00:09:17: Das steht weiter oben in der Kette, in den Quoten.

00:09:19: Wer nur aufs Ergebnis schaut, hört den Rauchmelde und weiß nicht welches Zimmer brennt!

00:09:25: Die fünfte Zahl wird am häufigsten missverstanden und ist für dein echtes Leben die wichtigste.

00:09:30: Dein Überschuss aus der BWA ist nicht das, was dir gehört!

00:09:34: Von dieser Zahl gehen Dinge ab, die in der BWA nicht oder nicht voll auftauchen.

00:09:39: Deine Steuern, die Tilgung, deine Darlehen, deine Investitionen, deine Rücklagen – dass es Geld da schon vergeben ist auch wenn es heute noch auf dem Konto liegt.

00:09:48: Deshalb ist der Praxisüberschuss nicht ein Kontostand und nicht ein Gehalt.

00:09:53: Wer beides verwechselt, entnimmt in guten Monaten zu viel und steht bei Steuernachzahlung im nächsten Jahr mit leeren Händen da.

00:10:00: Der finanziert die Steuer von morgen mit der Liquidität von übermorgen.

00:10:05: Die fünfte Frage lautet also – wieviel vom Überschuss kannst du dir entnehmen ohne dir die Steuere, die Tilgungen oder die nächste Investitionen verbauen?

00:10:14: Einmal monat ehrlich beantwortet schützt dich diese Frage vor der unangenehmsten Überraschung, die eine Praxis kennt!

00:10:23: Hörst du die Kette?

00:10:24: Das verzerrte Umsatzsignal oben macht dich für die Quoten blind.

00:10:28: Die blinden Quoten lassen dich das Ergebnis übersehen, das übersehene Ergebnis führt zur falschen Entnahme!

00:10:35: Eine Zahl gibt die nächste weiter und keiner von ihnen entsteht im Monat, indem sie die BWA steht.

00:10:42: Jeder ist das späte Echo einer Entscheidung, die früher gefallen ist – eine Kondition, die du nie nachverhandelt hast, ein Terminbuch, das voll aussahe eine Entnahme aus dem Bauch.

00:10:54: Das ist der Unterschied zwischen einer Inhaberin, die ihre BWA ablegt und einer, die sie liest.

00:11:00: Ablegen heißt hoffen das es passt.

00:11:02: Lesen heisst jeden Monat zehn Minuten.

00:11:05: zurückrechnen von der späten Zahl auf die frühe Ursache, die du noch ändern kannst – solange das Jahr läuft!

00:11:11: Es ist derselbe

00:11:12: Schritt.".

00:11:14: Wie beim Terminbuch in der letzten Folge weg vom Reagieren hin zum Steuern.

00:11:19: Damit dass nicht Theorie bleibt….

00:11:22: So fängst du an, ohne Zeit zu verbrauchen die du nicht hast.

00:11:25: Nimm dir die nächste BWA, die reinkommt und such dir genau diese fünf Zahlen heraus.

00:11:30: Mehr nicht!

00:11:31: Dann leg eine kleine Liste an – ein Platt, eine Tabelle was ihr liebe ist mit einer Spalte pro Monat.

00:11:37: Jeden Monat wenn die BWA kommt trägst du die fünf Zahlen ein.

00:11:40: das dauert beim ersten mal zwanzig Minuten danach zehn.

00:11:44: Nach drei Monaten passiert etwas.

00:11:46: Du siehst keine einzelnen Zahlen mehr, du siehst Linien.

00:11:49: Du sieest dass die Materialquote im Frühjahr immer hochgeht, du Siehst dass der starke Monat sich beim Ergebnis kommt zeigt.

00:11:56: Du siehst Entwicklung, die in keiner einzelnen BWA stehen sondern nur im Verlauf – das ist Steuern!

00:12:02: Nicht auf eine Zahl reagieren, sondern an eine Entwicklung früher kennen während du sie noch drehen

00:12:07: kannst.".

00:12:08: Ein Satz noch zu deinem Steuerberater Wenn du diese fünf Zahlen kennst wird dein nächstes Gespräch ein anderes «Du nix nicht mehr» fragst.

00:12:17: Meine Personalquote steigt seit drei Monaten mein Umsatz nicht.

00:12:21: Woran liegt es?

00:12:22: Aus dem, der daraus schaut wird einer mit dem du gemeinsam draufschaust.

00:12:28: Lass mich dir von einer Inhaberin erzählen die ich begleite!

00:12:32: Gut laufende Praxis vor der Tage.

00:12:34: steigender Umsatz von Jahr zu Jahr.

00:12:36: Ihr Satz im ersten Gespräch war fast würdlich der vom Anfang dieser Folge.

00:12:41: Die Praxis läuft und der Umsatz wächst aber ich frage mich jeden Monat wo das Geld bleibt.

00:12:47: Und die BWA schaue ich nicht an.

00:12:49: Dafür habe ich meinem Steuerberater Ich habe sie nicht zu einem Buchhaltungskurs geschickt.

00:12:54: Wir haben uns drei BWAs hintereinander vorgenommen und genau die fünf Zahlen herausgesucht, mehr

00:12:59: nicht.".

00:13:00: Die fünf Zahlen haben eine Geschichte erzählt – diese selbst nicht kannte!

00:13:04: Der Umsatz war gestiegen aber die Materialquote war über das Jahr von achtzehn auf zwanzig Prozent geklettert.

00:13:11: Alte Konditionen nie nachverhandelt.

00:13:13: ein Lieferant der über Jahre teurer geworden war ohne dass es jemand auffiel.

00:13:18: Und ihre Personalquote war mitgewachsen nicht weil sie zu viele Leute hatte, sondern weil ihre produktiven Stunden gesunken waren.

00:13:26: Zu viele kurzfristig abgesagte Termine, zu viele Heilungkostenpläne die in der Schublade lagen – das Ergebnis war trotz mehr Umsatz schlechter als im Vorjahr.

00:13:36: Sie hatte mehr gearbeitet und weniger verdient, ein ganz Jahr lang, weil sie nur auf die oberste Zeile geschaut

00:13:42: hat.".

00:13:43: Wir haben nichts Großes verändert!

00:13:45: Sie hat mit zwei Lieferanten neu verhandelt, sie hat ihre Terminplanung an die wirklich vollen Tage angepasst und die abgesackten Termine nachgehalten – und sie trägt seitdem jeden Monat ihre fünf Zahlen in eine Tabelle ein.

00:13:58: Nach einem halben Jahr war ihr Ergebnis wieder da, wo es hingehört bei spürbar gleich im Umsatz.

00:14:05: Ihr Satz heute, ich verdiene mehr seit ich hinschaue nicht seit ich mehr

00:14:09: arbeite.".

00:14:11: Darum geht es in dieser Folge – ein guter Umsatz ist nicht das Ziel eines gutes Ergebnisses.

00:14:17: Fassen wir zusammen!

00:14:18: Ein voller Monat ist nicht automatisch ein gutter.

00:14:22: Umsatz ist, was reinkommt.

00:14:23: Das Ergebnis ist – was übrig bleibt!

00:14:25: Die BWA zeigt dir den Unterschied aber spät und nur wenn du sie ließ statt sie abzulegen.

00:14:31: Du brauchst dafür fünf Zahlen und sie hängen zusammen.

00:14:34: Dein Umsatz um seine Richtung, deine Material- und Laborquote, deine Personalquote, dein Betriebsergebnis und das, was du dir wirklich entnehmen kannst.

00:14:44: Trage sie jeden Monat in eine kleine Liste ein.

00:14:47: Vergleich mit Vormarnad und Vorjahr und rechne von der späten Zahl zurück auf die Entscheidung dahinter, solange du noch handeln kannst!

00:14:57: Ersten Eintragen deiner fünf Zahlen.

00:14:59: merkt, dass eine davon dich beunruhigt und du nicht allein herausfinden willst, woran es liegt?

00:15:04: Dann schreib mir das Code für Sparing.

00:15:06: Ich schicke dir die nächsten Termine für ein Kennenlerngespräch und wir schauen gemeinsam auf deine echten Zahlen und deine konkrete Praxis!

00:15:14: Den Weg zu Sparing findest du in den Schotennots.

00:15:17: Und wenn du tiefer in genau dieses Thema einsteigen willst, im September startet die Praxisarchitektur.

00:15:23: Mein Jahresprogramm für Inhaberinnen, die ihre Praxis von der Struktur her führen wollen.

00:15:28: Trage dich auf die Warteliste ein!

00:15:31: Dann bist du als Erstes dabei und sicherst dir die besten Konditionen zum Start – auch der Link steht an den Show-Nots.

00:15:39: In der nächsten Folge gehen wir von den Zahlen zurück zu den Menschen.

00:15:43: Du hast heute gesehen, dass deine Personalkote davon abhängt wie viel von der bezahlten Zeit deines Teams am Ende abrechenbar ist.

00:15:50: Ob dein Team mitzieht oder nur abwartet entscheidet genau darüber mit!

00:15:55: Deshalb geht es im nächsten Mal um den Satz, den jede Inhaberin schon gedacht hat.

00:15:59: Mein Team macht nicht was ich will – wir schauen uns an woran das Leben wirklich liegt und warum der Unterschied zwischen Anweisung Erwartungen und echter Führung darüber

00:16:08: entscheidet.".

00:16:09: Wenn du heute schon einen Schritt machen willst, dann hol dir die letzte BWA heraus und schreib die ersten Zahlen auf deinen Zettel.

00:16:17: Im nächsten Monat dann die Nächsten usw.. So einfach fängt das Hinschauen an!

00:16:23: Danke dass du heute dabei warst.

00:16:25: wir hören uns in zwei Wochen.